Een vraag over het dossier
Als je bij Reinier van Arkel in behandeling komt, krijg je een persoonlijk dossier. Dit dossier, het elektronisch cliëntendossier (ECD), bevat gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede zorgverlening. Zoals je verhaal, je behandelplan en aantekeningen van gesprekken. Maar ook verwijsbrieven, ontslagbrieven, overdrachtformulieren en onderzoeksresultaten maken deel uit van je dossier. Het dossier is opgeslagen in een beveiligd computersysteem.
Meer informatie
Hoe weet je of jij al toegang hebt tot je dossier via Caren?
Als je een uitnodigingsbrief met code hebt ontvangen kun je toegang krijgen tot je dossier via carenzorgt.nl. Je maakt op Carenzorgt.nl een account aan. Binnen dit account kun je nu verschillende zorgorganisaties, zorgmedewerkers en mantelzorgers uitnodigen. Met de code in de uitnodigingsbrief krijg je toegang tot je dossier van Reinier van Arkel. Jij kunt die informatie ook delen met andere zorgaanbieders of mantelzorgers. Jij bepaalt wie je toegang geeft tot welke gegevens. Bespreek dit met je behandelaar, deze kan je helpen de juiste keuzes te maken.Meer weten over Caren?
Voor vragen over Caren kun je terecht bij de helpdesk van Caren. Deze vind je op de beginpagina van Caren onder de knop 'Hulp nodig?' Of als je ingelogd bent onder de link naar veelgestelde vragen.
Uitgebreide informatie vind je op de supportsite van Caren:
Naast personalia en verzekeringsgegevens (voor kinderen en sommige volwassenen gegevens van de gemeente) worden naast de zorggegevens zoals hier boven genoemd ook gegevens rondom contacten die je met zorgverleners van Reinier van Arkel hebt of verblijfsdagen vastgelegd. Gegevens die tot jou als cliënt herleidbaar zijn worden zonder expliciete toestemming niet aan derden ter beschikking gesteld.
Wel worden enkele gegevens verstrekt aan de instanties die de behandeling of begeleiding betalen, zoals je ziektekostenverzekeraar of de gemeente (als het gaat om hulp in het kader van de Jeugdwet of de Wmo).
Het hangt van de leeftijd van het kind af of ouders het dossier van hun kind dossier mogen inzien. Ouders van kinderen onder de 12 jaar mogen het dossier van hun kind inzien. Tot deze leeftijd hebben kinderen geen zelfstandig recht op inzage. Is het kind tussen de 12 en 16 jaar, dan kunnen zowel de ouders als het kind het dossier inzien. Jongeren vanaf 16 jaar hebben dezelfde rechten als volwassenen.
Een behandelaar mag ouders inzage weigeren als hij meent dat dit in het belang van het kind is. Ook als een kind wil dat zijn ouders geen inzagerecht hebben in zijn dossier en de behandelaar acht het kind in staat daarover te kunnen beslissen, kan de behandelaar de ouders inzage weigeren.
Dat kan. Je kunt in principe kosteloos een kopie verkrijgen van je medisch dossier. Er bestaan situaties waarin wij in alle redelijkheid wel kosten in rekening mogen brengen of je verzoek om een kopie mogen weigeren. Dat is bijvoorbeeld aan de orde wanneer je om meer dan één kopie van alle gegevens vraagt. In het dossier wordt een aantekening gemaakt dat je een kopie hebt ontvangen.
Als je nog in behandeling bent dan kun je een verzoek indienen bij je behandelaar. Ben je niet meer in behandeling vul dan het onderstaande aanvraagformulier in, onderteken het en stuur het (vergezeld van een kopie van paspoort of ID waarbij u het BSN afschermt of doorhaalt) naar het Bureau Geneesheer Directeur.
Mocht je een afschrift van (een deel van) je patiëntendossier willen, dan kun je dit schriftelijk aanvragen.
Vul het aanvraagformulier (voor volwassenen vanaf 16 jaar) in, vergeet niet uw handtekening te plaatsen.
Vul het aanvraagformulier (voor kinderen tot 16 jaar) in, vergeet niet je handtekening te plaatsen.
Stuur het ingevulde formulier of een schriftelijk verzoek met een kopie van een geldig legitimatiebewijs per post naar:
Reinier van Arkel
T.a.v. Bureau Geneesheer-directeur
Postbus 70058
5201 DZ ‘s-HertogenboschE-mail: opvragen@reiniervanarkel.nl
Het verzoek wordt vervolgens zo snel mogelijk in behandeling genomen.
De toegang tot de gegevens in het elektronisch cliëntendossier (ECD)is gekoppeld aan de zorgverleners met wie je een behandelrelatie hebt. Zij worden geautoriseerd om in je dossier te kijken en te werken. Iedere zorgverlener heeft een geheimhoudingsplicht. Ook medewerkers die toezicht houden, bijvoorbeeld op de toepassing van de Wet Verplichte ggz, of die verplichte controles doen, kunnen in het dossier kijken.
Het dossier is beveiligd met wachtwoorden. Op die manier krijgen zorgverleners alleen toegang tot de informatie waartoe zij bevoegd zijn. Bij Reinier van Arkel wordt gewerkt in multidisciplinaire teams. Dat betekent dat de zorgverleners, die deel uitmaken van het team waar je in zorg bent, toegang hebben tot je ECD. De bij de behandeling betrokken zorgverleners zijn zo direct op de hoogte van belangrijke informatie en eventuele wijzigingen in de behandeling. Daarnaast zijn er medewerkers die in verband met hun functie in het beheer van de instelling en directe ondersteuning van de behandelteams toegang hebben tot het dossier en daar uitsluitend in het kader van hun functie gepast gebruik van maken.
Ingeval een verzoek om een beoordeling in het kader van de Wet Verplichte ggz (Wvggz) (of andere wetgeving) wordt gedaan, zal een onafhankelijke beoordelaar – met beroepsgeheim en werkend voor Reinier van Arkel – inzage moeten kunnen hebben in documenten die aan de Wvggz zijn gerelateerd. Dit zijn bijvoorbeeld het behandelplan, beslissingsbrieven inzake nood, dwang en vrijheidsbeperking, second opinion gericht op Wvggz en/of beschikkingen van de rechtbank.
Om een goede beoordeling te kunnen doen, wordt inzage beschouwd als een uit de Wvggz voortvloeiende voorwaarde. Je behandelaar of degene die de beoordeling uitvoert zal ook aangeven welke documenten hij/zij heeft bestudeerd.
Je kunt op elk moment het eigen dossier bekijken in Carenzorgt.
Als je een afspraak maakt met één van je behandelaren of verpleegkundigen kunnen zij eventuele vragen beantwoorden. Op verzoek kun je ook een kopie krijgen van het dossier of een gedeelte hiervan.
Gegevens van en over anderen mag je niet inzien. Dit kunnen gegevens zijn van een naaste met wie je behandelaar heeft gesproken.
Ben je niet meer in behandeling? Stuur dan een schriftelijk en ondertekend verzoek naar het Bureau Geneesheer Directeur.
Termijn van inzage
Aan een verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, gehoor gegeven.Ja, als je vindt dat gegevens feitelijk onjuist in je dossier staan kun je de behandelaar vragen deze te corrigeren.
Ben je het niet eens met de visie van je behandelaar? Dan kun je jouw commentaar in het dossier laten opnemen.
Als inzage in dossiergegevens door derden gewenst is, dan is daarvoor jouw (schriftelijke) toestemming nodig. Inzage wordt verleend als sprake is van een zogenaamde doelbinding (de noodzaak om voor het uitvoeren van een bepaalde taak gegevens in te zien).
Wij adviseren om vooraf gericht toestemming aan vrager en verstrekker te geven, voor het verstrekken van informatie over je uit het dossier, en de te verstrekken informatie in te zien voor verzending. Je huisarts krijgt in principe een brief wanneer je in behandeling komt en een ontslagbrief wanneer je behandeling afgerond is. Door toezichthouders en partijen die betrokken zijn bij het ontwikkelen en in stand houden van het ECD als systeem kan inzage in het ECD onder autorisatie van Reinier van Arkel plaatsvinden. Het gaat dan om algemene gegevens en niet om uw individuele gegevens.
Sommige mensen kunnen niet goed voor hun eigen belangen zorgen. De rechter kan dan een curator, mentor of bewindvoerder benoemen.
Curator en mentor
De curator neemt alle verantwoordelijkheid over. De mentor treedt namens jou op bij beslissingen over behandeling. Zowel curator als mentor kunnen inzage in het medisch dossier krijgen.
Bewindvoerder
Als je niet in staat bent om je belangen van materiële aard (bijvoorbeeld geldzaken) te behartigen dan kan de rechter een bewindvoerder benoemen. Deze is alleen bevoegd om over materiële zaken te beslissen, níet over de behandeling. Een bewindvoerder mag het medisch dossier niet inzien.
De privacy van een cliënt wordt ook na zijn dood beschermd. Daarom hebben nabestaanden in principe geen recht op inzage in het dossier. Tenzij dat door de overledene expliciet is benoemd.
Als instelling voor geestelijke gezondheidszorg hebben wij ons te houden aan de voor ons geldende wet- en regelgeving. Het beroepsgeheim is in de gezondheidszorg een groot goed dat ook na overlijden bescherming verdient. Daarom heeft de wetgever expliciet bepaald in welke gevallen dit beroepsgeheim doorbroken mag worden en aan nabestaanden inzage mag worden gegeven in het dossier van een overleden cliënt.
Dit is uitsluitend in de volgende situaties toegestaan: als de cliënt hier bij leven al toestemming voor heeft gegeven, als sprake is geweest van een incident in de zin van een medische fout of in geval van een ander zwaarwegend belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan bijvoorbeeld de vraag of iemand wilsbekwaam was toen hij belangrijke beslissingen nam.
Het recht op inzage is een hoogstpersoonlijk recht, en het beroepsgeheim van de arts eindigt dus niet bij het overlijden van de patiënt.
Een verzoek om het dossier van een overleden partner of familielid in te zien of te laten vernietigen kan daarom niet zomaar worden ingewilligd. Mocht u deze wens toch hebben, dan kunt u dit verzoek voorzien van argumenten – per mail of per brief – voorleggen aan het Bureau Geneesheer-directeur. Deze overweegt dan of er gronden zijn om van de regelgeving af te wijken.
Ja, je hebt het recht om voor het einde van de wettelijke bewaartermijn (delen van) je dossier te laten vernietigen. Voordat het dossier wordt vernietigd vragen we je een verklaring te ondertekenen waaruit blijkt dat je het besluit tot vernietiging vrijwillig en bewust van alle consequenties hebt genomen.
Er kunnen redenen zijn om een verzoek tot vernietiging te weigeren. Voor dossiers van mensen die opgenomen zijn in het kader van de Wet Verplichte GGZ geldt dat een dossier niet eerder dan na twintig jaar na het aflopen van de laatste maatregel mag worden vernietigd.
Ook kan het dossier niet vernietigd worden als de genoten zorg nog niet is betaald door zorgverzekeraar, gemeente of een andere instantie.
Als je nog in behandeling bent, kunt je het dossier niet laten vernietigen, dat kan pas als je niet meer in behandeling bent bij Reinier van Arkel.
Termijn van vernietigen
Aan een verzoek tot vernietiging van een dossier wordt binnen drie maanden gehoor gegeven. Je krijgt bericht als het dossier vernietigd is.
De wettelijke bewaartermijn van het dossier is 20 jaar. Of langer als dat nodig is voor een goede hulpverlening. Reinier van Arkel start de bewaartermijn op het moment dat je behandeling of begeleiding bij ons is afgerond. De bewaartermijn voor dossiers van minderjarigen begint als de cliënt de meerderjarigheidsgrens (18 jaar) bereikt.
De Wet Verplichte GGZ (Wvggz) bepaalt dat het dossier na het einde van de laatste Wvggz-maatregel 20 jaar moet worden bewaard. Deze gegevens mogen niet eerder vernietigd worden, zelfs niet op verzoek. Deze termijn kan worden verlengd als dat voor een goed zorgverlenerschap nodig is.
Gegevens die betrekking hebben op de betaling van de zorg moeten minimaal 7 jaar bewaard worden.