Over dossier

Als u bij Reinier van Arkel in behandeling komt, dan wordt voor u een persoonlijk dossier aangemaakt. Dit dossier, het elektronisch patiëntendossier (EPD), bevat gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede zorgverlening. Zoals uw verhaal, uw behandelplan en aantekeningen van gesprekken. Maar ook verwijsbrieven, ontslagbrieven, overdrachtformulieren en onderzoeksresultaten maken deel uit van uw dossier. Het dossier is opgeslagen in een beveiligd computersysteem.

• Welke gegevens van mij worden geregistreerd?

  Het elektronisch patiëntendossier (EPD), bevat gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede zorgverlening. Zoals uw verhaal, uw behandelplan en aantekeningen van gesprekken. Maar ook verwijsbrieven, ontslagbrieven, overdrachtformulieren en onderzoeksresultaten maken deel uit van uw dossier. Het dossier is opgeslagen in een beveiligd computersysteem.

  Naast personalia en verzekeringsgegevens (voor kinderen en sommige volwassenen gegevens van de gemeente) worden naast de zorggegevens zoals hier boven genoemd ook gegevens rondom contacten die u met zorgverleners van Reinier van Arkel heeft of verblijfsdagen vastgelegd. Gegevens die tot u als cliënt herleidbaar zijn worden zonder uw expliciete toestemming niet aan derden ter beschikking gesteld.

  Wel worden enkele gegevens verstrekt aan de instanties die de behandeling of begeleiding betalen, zoals uw ziektekostenverzekeraar of de gemeente (als het gaat om hulp in het kader van de Jeugdwet of de Wmo).

• Ik wil een kopie van (een deel van) mijn dossier, kan dat?

  Dat kan. U kunt in principe kosteloos een kopie verkrijgen van uw medisch dossier. Er bestaan situaties waarin wij in alle redelijkheid wel kosten in rekening mogen brengen of uw verzoek om een kopie mogen weigeren. Dat is bijvoorbeeld aan de orde wanneer u om meer dan één kopie van alle gegevens verzoekt. In het dossier wordt een aantekening gemaakt dat u een kopie hebt ontvangen.

  Als u nog in behandeling bent dan kunt u een verzoek indienen bij uw behandelaar. Bent u niet meer in behandeling vul dan het onderstaande aanvraagformulier in, onderteken het en stuur het (vergezeld van een kopie van paspoort of ID waarbij u het BSN afschermt of doorhaalt) naar het Bureau Geneesheer Directeur.

  Mocht u een afschrift van (een deel van) uw patiëntendossier willen, dan kunt u dit schriftelijk aanvragen.  

  1. Vul het aanvraagformulier (voor volwassenen vanaf 16 jaar) in, vergeet niet uw handtekening te plaatsen.
  2. Vul het aanvraagformulier (voor kinderen tot 16 jaar) in, vergeet niet je handtekening te plaatsen.

  Stuur het ingevulde formulier of een schriftelijk verzoek met een kopie van een geldig legitimatiebewijs per post naar: 

  Reinier van Arkel
  T.a.v. Bureau Geneesheer-directeur
  Postbus 70058
  5201 DZ ‘s-Hertogenbosch

  Uw verzoek wordt vervolgens zo snel mogelijk in behandeling genomen.

   

   

• Welke zorgverleners hebben toegang tot mijn dossier?

  De toegang tot de gegevens in het electronisch patiëntendossier (EPD)is gekoppeld aan de zorgverleners met wie u een behandelrelatie hebt. Zij worden geautoriseerd om in uw dossier te kijken en te werken. Iedere zorgverlener heeft een geheimhoudingsplicht. Ook medewerkers die toezicht houden, bijvoorbeeld op de toepassing van de Wet Bopz, of die verplichte controles doen, kunnen in het dossier kijken.

  Het dossier is beveiligd met wachtwoorden. Op die manier krijgen zorgverleners alleen toegang tot de informatie waartoe zij bevoegd zijn. Bij Reinier van Arkel wordt gewerkt in multidisciplinaire teams. Dat betekent dat de zorgverleners, die deel uitmaken van het team waar u in zorg bent, toegang hebben tot uw EPD. De bij uw behandeling betrokken zorgverleners zijn zo direct op de hoogte van belangrijke informatie en eventuele wijzigingen in uw behandeling. Daarnaast zijn er medewerkers die in verband met hun functie in het beheer van de instelling en directe ondersteuning van de behandelteams toegang hebben tot het dossier en daar uitsluitend in het kader van hun functie gepast gebruik van maken.

  Ingeval een verzoek om een beoordeling in het kader van de Wet Bopz (of andere wetgeving) wordt gedaan, zal een onafhankelijke beoordelaar – met beroepsgeheim en werkend voor Reinier van Arkel – inzage moeten kunnen hebben in documenten die aan de Wet Bopz zijn gerelateerd. Dit zijn bijvoorbeeld het behandelplan, beslissingsbrieven inzake nood, dwang en vrijheidsbeperking, second opinion gericht op Wet Bopz en/of beschikkingen van de rechtbank.

  Om een goede beoordeling te kunnen doen, wordt inzage beschouwd als een uit de Wet Bopz voortvloeiende voorwaarde. Uw behandelaar of degene die de beoordeling uitvoert zal ook aangeven welke documenten hij/zij heeft bestudeerd.

• Kan ik mijn dossier inzien?

  Dat kan. Wilt u uw dossier inzien, vraag het uw behandelaar. Inzage vindt in principe plaats in het bijzijn van de behandelaar zodat hij of zij zaken in het dossier kan toelichten. Gegevens van en over anderen mag u niet inzien. Dit kunnen gegevens zijn van een naaste met wie uw behandelaar heeft gesproken.

  Bent u niet meer in behandeling? Stuur dan een schriftelijk en ondertekend verzoek naar het Bureau Geneesheer Directeur.

  Termijn van inzage

  Aan een verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, gehoor gegeven.

• Kan ik iets in mijn dossier laten corrigeren?

  Ja, als u vindt dat gegevens feitelijk onjuist in uw dossier staan kunt u de behandelaar vragen deze te corrigeren.
  Bent u het niet eens met de visie van uw behandelaar? Dan kunt u uw commentaar in het dossier laten opnemen.

• Welke regels gelden er voor inzage in het dossier door derden?

  Als inzage in dossier gegevens door derden gewenst is, dan is daarvoor uw (schriftelijke) toestemming nodig. Inzage wordt verleend als sprake is van een zogenaamde doelbinding (de noodzaak om voor het uitvoeren van een bepaalde taak gegevens in te zien).

  Wij adviseren u om vooraf gericht toestemming aan vrager en verstrekker te geven, voor het verstrekken van informatie over u uit uw dossier, en de te verstrekken informatie in te zien voor verzending. Uw huisarts krijgt in principe een brief wanneer u in behandeling komt en een ontslagbrief wanneer uw behandeling afgerond is. Door toezichthouders en partijen die betrokken zijn bij het ontwikkelen en in stand houden van het EPD als systeem kan inzage in het EPD onder autorisatie van Reinier van Arkel plaatsvinden. Het gaat dan om algemene gegevens en niet om uw individuele gegevens.

• Mag ik het dossier van mijn kind inzien?

  Het hangt van de leeftijd van het kind af of ouders het dossier van hun kind dossier mogen inzien. Ouders van kinderen onder de 12 jaar mogen het dossier van hun kind inzien. Tot deze leeftijd hebben kinderen geen zelfstandig recht op inzage. Is het kind tussen de 12 en 16 jaar, dan kunnen zowel de ouders als het kind het dossier inzien. Jongeren vanaf 16 jaar hebben dezelfde rechten als volwassenen.

  Een behandelaar mag ouders inzage weigeren als hij meent dat dit in het belang van het kind is. Ook als een kind wil dat zijn ouders geen inzagerecht hebben in zijn dossier en de behandelaar acht het kind in staat daarover te kunnen beslissen, kan de behandelaar de ouders inzage weigeren.

• Mag mijn curator / mentor / bewindvoerder mijn dossier inzien?

  Sommige mensen kunnen niet goed voor hun eigen belangen zorgen. De rechter kan voor deze mensen een curator, mentor of bewindvoerder benoemen.

  Curator en mentor

  De curator neemt alle verantwoordelijkheid over. De mentor treedt namens de cliënt op bij beslissingen over behandeling. Zowel curator als mentor kunnen inzage in het medisch dossier krijgen.

   

  Bewindvoerder

  Als cliënten niet in staat zijn om hun belangen van materiële aard (bijvoorbeeld geldzaken) te behartigen dan kan de rechter een bewindvoerder benoemen. Deze is alleen bevoegd om over materiële zaken te beslissen, níet over de behandeling. Een bewindvoerder mag het medisch dossier niet inzien.

   

• Mag ik het dossier inzien van een overleden naaste?

  De privacy van een cliënt wordt ook na zijn dood beschermd. Daarom hebben nabestaanden in principe geen recht op inzage in het dossier. Tenzij dat door de overledene expliciet is benoemd.

  Als instelling voor geestelijke gezondheidszorg hebben wij ons te houden aan de voor ons geldende wet- en regelgeving.  Het beroepsgeheim is in de gezondheidszorg een groot goed dat ook na overlijden bescherming verdient. Daarom heeft de wetgever expliciet bepaald in welke gevallen dit beroepsgeheim doorbroken mag worden en aan nabestaanden inzage mag worden gegeven in het dossier van een overleden cliënt.

  Dit is uitsluitend in de volgende situaties toegestaan: als de cliënt hier bij leven al toestemming voor heeft gegeven, als sprake is geweest van een incident in de zin van een medische fout of in geval van een ander zwaarwegend belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan bijvoorbeeld de vraag of iemand wilsbekwaam was toen hij belangrijke beslissingen nam.

  Het recht op inzage is een hoogstpersoonlijk recht, en het beroepsgeheim van de arts eindigt dus niet bij het overlijden van de patiënt.

  Een verzoek om het dossier van een overleden partner of familielid in te zien of te laten vernietigen kan daarom niet zomaar worden ingewilligd. Mocht u deze wens toch hebben, dan kunt u dit verzoek voorzien van argumenten  – per mail of per brief – voorleggen aan het Bureau Geneesheer-directeur. Deze overweegt dan of er gronden zijn om van de regelgeving af te wijken.

• Kan ik mijn dossier laten vernietigen?

  Ja, u heeft het recht om voor het einde van de wettelijke bewaartermijn (delen van) uw dossier te laten vernietigen. Voordat het dossier wordt vernietigd vragen we u een verklaring te ondertekenen waaruit blijkt dat u het besluit tot vernietiging vrijwillig en bewust van alle consequenties hebt genomen.

  Er kunnen redenen zijn om een verzoek tot vernietiging te weigeren. Voor dossiers van mensen die opgenomen zijn in het kader van de Wet Bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (Bopz) geldt dat een dossier niet eerder dan na vijf jaar mag worden vernietigd. Ook kan het dossier niet vernietigd worden als de genoten zorg nog niet is betaald door zorgverzekeraar, gemeente of een andere instantie.

  Als u nog in behandeling bent, kunt u uw dossier niet laten vernietigen, dat kan pas als u niet meer in behandeling bent bij Reinier van Arkel.

  Termijn van vernietigen

  Aan een verzoek tot vernietiging van een dossier wordt binnen drie maanden gehoor gegeven. U krijgt bericht als het dossier vernietigd is.

   

   

   

• Hoe lang bewaart Reinier van Arkel mijn dossier?

  De wettelijke bewaartermijn van het dossier is 15 jaar. Of langer als dat nodig is voor een goede hulpverlening. Reinier van Arkel start de bewaartermijn op het moment dat uw behandeling of begeleiding bij ons is afgerond. De bewaartermijn voor dossiers van minderjarigen begint als de cliënt de meerderjarigheidsgrens (18 jaar) bereikt.

  De Wet Bopz (Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen) bepaalt dat het dossier na het einde van de Bopz-maatregel 5 jaar moet worden bewaard. Deze gegevens mogen niet eerder vernietigd worden, zelfs niet op uw verzoek. Deze termijn kan worden verlengd als dat voor een goed zorgverlenerschap nodig is.

  Gegevens die betrekking hebben op de betaling van de zorg moeten minimaal 7 jaar bewaard worden.